Processus de conservation pour litige : un guide étape par étape pour créer des suspensions juridiques défendables

6 conseils pour des retenues légales défendables

Peu importe où en est votre équipe dans votre processus juridique, il y a toujours des opportunités d’améliorer vos processus. Bien que cela puisse sembler accablant, prendre le temps de faire le point sur ce qui fonctionne, ce qui doit être amélioré et ce qui nécessite une métamorphose complète de style HGTV sont des étapes essentielles pour rester au courant de toutes les questions juridiques auxquelles votre entreprise peut être confrontée. . Dans cet esprit, nous avons élaboré un guide étape par étape pour maintenir un processus de suspension des litiges défendable.

Assurez-vous de savoir exactement ce qu’est une suspension pour litige

Une suspension pour litige, également connue sous le nom de suspension légale, est une fonction courante mais essentielle de toute équipe juridique d’entreprise. Après tout, les conservations légales sont la première étape de la découverte électronique traditionnelle, et elles garantissent que les preuves sont préservées pour des processus ultérieurs tels que la collecte, le traitement, l’analyse et l’examen. Il est donc logique de vérifier votre processus et vos systèmes de conservation légaux de temps en temps pour vous assurer que tout est aussi rationalisé que possible et bien sûr totalement défendable.

Une mise en attente pour litige est le processus par lequel une organisation conseille le personnel lorsque des informations doivent être conservées pour des litiges ou des enquêtes potentiels. Le processus de conservation légale garantit que les informations qui pourraient être pertinentes pour un litige sont protégées jusqu’à ce qu’elles puissent être collectées pour examen ou jusqu’à ce que le problème soit résolu.

Sachez qui exactement soumet une suspension légale

Une retenue légale est généralement initiée par une notification écrite adressée par le service juridique aux dépositaires. et les gestionnaires de données qui peuvent avoir des informations pertinentes sur le litige. L’avis demande à ces dépositaires de conserver, de ne pas détruire ni modifier, toute information qui peut être nécessaire pour la découverte, qui peut inclure des informations stockées électroniquement (ESI), telles que des e-mails et des feuilles de calcul, ainsi que des fichiers papier, des notes, des journaux de bord et d’autres objets tangibles. La préservation oblige également les dépositaires à mettre fin aux pratiques de destruction d’enregistrements de routine, telles que la suppression automatique des e-mails ou les programmes de purge de gestion des enregistrements.

Connaître les règles

L’obligation de préserver commence lorsqu’un litige est « raisonnablement prévu », ce qui peut survenir bien avant qu’une plainte ne soit déposée. Étudiez les règles fédérales de procédure civile, en particulier la règle 26 régissant la découverte et la règle 37 concernant le pillage. Réfléchissez à la façon dont vous devriez réagir à la menace d’un litige. Pouvez-vous prouver que vous avez raisonnablement respecté vos obligations de conservation à chacune de ces étapes ?

Tester votre processus signifie avoir des procédures écrites standard pour émettre des blocages légaux, lever des blocages et détruire des informations obsolètes. Vous devez également documenter les mesures que vous avez prises dans chaque cas particulier. Des procédures écrites et des réponses vérifiables peuvent vous aider à inculquer une culture de conformité parmi les employés.

Sachez où résident vos données

Connaissez vos données

Une fois que vous avez compris les règles qui peuvent s’appliquer aux types de litiges que vous rencontrez, vous pouvez décrire votre processus de conservation des données. Tenez compte des politiques d’information standard que vous avez en place et déterminez les lacunes dans la couverture.

Ici, jetez un œil à la façon dont vous gérez actuellement les notifications de conservation légale. Utilisez-vous des e-mails et des feuilles de calcul pour envoyer des notifications et suivre la conformité ? Comparez les pratiques actuelles avec votre processus idéal et concentrez-vous sur l’amélioration de votre plaidoyer.

Savoir quand et comment initier une suspension légale

Une fois qu’un événement déclencheur s’est produit, vous pouvez désormais raisonnablement anticiper un litige. Vous commencez par déterminer quel type de données est susceptible d’être important. Par exemple, dans le cas d’une blessure, une preuve vidéo montrant l’incident pourrait être critique. C’est également le type de preuve qui est généralement écrasé en quelques heures ou jours s’il n’est pas marqué pour conservation.

Une fois que vous avez identifié les sources probables de preuves, informez les dépositaires de leur obligation de préserver les preuves. Cependant, comme la plupart des employés ne sont pas des experts juridiques, les avis doivent être clairs, compréhensibles et faciles à suivre. Ils doivent également exiger de leurs dépositaires qu’ils reconnaissent leur respect de la retenue à la source.

Recherchez un logiciel de conservation légale avec automatisation intégrée

Trop souvent, les équipes juridiques utilisent des feuilles de calcul, des reçus de lecture d’e-mails ou des systèmes obsolètes pour suivre la conformité et les avis de conservation légale. Les systèmes ou processus hérités peuvent coûter un temps considérable aux employés pour les créer et les maintenir. Ils sont également difficiles à gérer et sujets aux erreurs humaines, exposant ainsi votre organisation à des risques potentiels.

Les outils logiciels modernes sont tout simplement plus efficaces et efficients que les processus manuels, permettant aux utilisateurs d’émettre des blocages légaux avec plusieurs dépositaires dans une langue pré-approuvée en quelques secondes, plutôt qu’en heures ou en jours. Ces systèmes logiciels avancés peuvent exiger des dépositaires qu’ils reconnaissent affirmativement leurs obligations en matière de conservation. Ils peuvent également rendre compte des taux de conformité et activer des avis de suivi aux dépositaires si nécessaire.

Le logiciel automatisé de mise en attente pour litige fournit également une vue « d’audit » défendable qui documente le moment où chaque dépositaire a été ajouté ou libéré d’une mise en attente, le moment où chaque dépositaire a été interrogé et le moment où les fichiers ont été collectés. Les historiques de réservation détaillés afficheront tous les avis d’une réservation et confirmeront quand ils ont été reçus par les concierges. Des rapports complets sur les questions juridiques au sein de l’organisation peuvent fournir des informations sur chaque détention et dépositaire actifs en un coup d’œil. Ce niveau de test améliore la défense de votre processus de rétention légale tout en économisant du temps, en améliorant la productivité des employés et en atténuant le risque de pillage.

Passer au cloud

Contentieux Cloud


Lorsque vous cherchez à mettre à niveau votre processus de conservation légale, pensez à un logiciel basé sur le cloud. Le logiciel cloud allège le fardeau de l’espace de stockage requis, de la mise en œuvre du matériel et de la maintenance continue. De plus, les systèmes basés sur le cloud ont généralement des mesures de sécurité plus strictes et sont accessibles depuis des emplacements externes si nécessaire.

Bonnes pratiques de rétention des litiges

Peu importe où vous en êtes dans le processus, il y a toujours place à l’amélioration. Même de petits ajustements à votre processus peuvent faire une grande différence. Voici quelques tactiques concrètes que vous pouvez mettre en œuvre pour améliorer votre processus de suspension pour litige :

1. Optimisez là où vous le pouvez
Rédigez des modèles à l’avance pour accélérer le processus de notification. Communiquez les retenues légales au personnel informatique, en l’informant de toutes les données qui devraient être exemptées des protocoles de suppression de routine.

2. N’oubliez pas de lever les retenues légales
Une étape clé de votre stratégie de conservation légale devrait consister à lever officiellement les retenues une fois l’affaire connexe terminée. Cela garantit que les informations obsolètes peuvent être éliminées conformément aux protocoles de conservation standard, ce qui réduit les coûts de stockage et évite les risques futurs.

3. Appuyez-vous sur le processus grâce à la technologie
Historiquement, les retenues légales étaient manuelles, ce qui les rendait fastidieuses et sujettes aux erreurs. Notre propre ZDiscovery Hold, par exemple, offre la possibilité d’automatiser ces tâches chronophages, réduisant le temps consacré à la gestion de la rétention de 70 % ou plus.

4. Établir des processus cohérents et reproductibles
La cohérence et la conformité des politiques sont les pierres angulaires de la conservation et de la suppression de données défendables.

5. Tout documenter
Documentez chaque décision et chaque communication avec vos dépositaires afin que vous n’ayez pas à vous fier à la mémoire. Mieux encore, choisissez un logiciel de conservation légale avec une piste d’audit intégrée.

6. Suivi de vos dépositaires
Les rôles des employés et la responsabilité des ESI associés changent souvent au fil du temps, alors gardez une trace de ces changements et réaffectez les responsabilités de dépositaire si nécessaire.

7. Impliquez le service informatique dès le début
Coordonnez-vous avec votre équipe informatique sur la façon de gérer les données de découverte électronique dans le cadre de votre stratégie plus large de gouvernance de l’information avant, pendant et après une suspension légale.

Assurez-vous que tout le monde est d’accord avec votre processus de conservation légale

Enfin et surtout, vous devez favoriser l’adoption dans l’ensemble de l’entreprise. En fin de compte, votre processus de rétention légale n’est aussi solide que les personnes qui le soutiennent. Assurez-vous que tous les membres de votre organisation comprennent à la fois vos obligations de conservation des preuves et les méthodes que vous utilisez pour suivre et tester la conformité de votre organisation. Proposez des sessions de formation et effectuez des audits de routine pour tester le bon fonctionnement de votre système. Si vous ajoutez un nouveau logiciel, assurez-vous de mettre l’accent sur le temps et l’argent que vos employés économiseront, ainsi que sur la tranquillité d’esprit que procure la confiance dans votre système de conservation légale.

Prêt à prendre le contrôle de votre Ediscovery ? En savoir plus sur la façon dont ZDiscovery peut vous aider.

Réserver un appel

Leave a Comment