Qu’est-ce que la révision de documents ? Déterminer la pertinence et plus

Définir la phase de révision du document Ediscovery

L’examen des documents est un peu monolithique lorsqu’il s’agit d’ediscovery. Connue simplement sous le nom de « révision », la révision des documents est l’étape de l’EDRM au cours de laquelle les organisations examinent les documents liés à un litige pour déterminer s’ils sont pertinents, réactifs ou privilégiés. C’est souvent la partie la plus coûteuse et la plus longue du processus de découverte électronique.

Quel est le but de l’examen des documents?

L’examen des documents est la dernière étape avant la production, au cours de laquelle un justiciable fournit des informations traçables à son adversaire. Le but de l’examen des documents est donc d’identifier les informations qui entrent dans le cadre de la découverte. En vertu de la règle fédérale de procédure civile 26 (b) (1), cela inclut “toute question non privilégiée qui est pertinente pour la réclamation ou la défense de toute partie et proportionnée aux besoins de l’affaire”.

L’examen des documents peut également être utilisé à des fins plus larges telles que les enquêtes réglementaires, les assignations à comparaître et les demandes de tiers, les enquêtes internes et les évaluations de diligence raisonnable pour les fusions et acquisitions.

Quel est le processus d’examen des documents ?

Processus d'examen des documents

Ceci est accompli aujourd’hui grâce à une combinaison d’équipement d’examen humain et de technologie. Les avocats réviseurs doivent comprendre les questions juridiques et factuelles des litiges et prendre les décisions nécessaires concernant le privilège et la réactivité. Pour minimiser les coûts, des équipes d’avocats contractuels ou de parajuristes sont souvent employées pour examiner les documents individuels un par un afin de déterminer le type d’informations qu’ils contiennent. Ces processus deviennent moins exigeants en main-d’œuvre à mesure que la technologie évolue, mais la révision représente toujours la partie de l’EDRM où les plus grandes économies de coûts peuvent être réalisées.

Les parajuristes ou autres réviseurs de documents désignent généralement les documents, au minimum, comme privilégiés, pertinents ou adaptés. Ces désignations sont appelées « étiquettes ». Selon le protocole d’examen, les examinateurs peuvent également appliquer des étiquettes spécifiques au cas concernant les problèmes, des étiquettes de sensibilité pour indiquer des documents particulièrement « chauds » ou « enfumés », ou des étiquettes utiles telles que positive, neutre ou négative. Les étiquettes représentent un produit précieux du travail des avocats et doivent être conservées dans la mesure du possible pour les documents pouvant être impliqués dans de multiples litiges.

Pourquoi l’examen des documents est-il important ?

En raison de l’externalisation et du coût élevé de l’embauche d’avocats, l’examen des documents est l’étape la plus coûteuse de la découverte électronique. Il est généralement responsable de 70 à 80 % du coût total de l’eDiscovery. Pour contrôler les coûts exorbitants, les justiciables s’efforcent de restreindre le champ des documents qu’ils doivent examiner. L’étape de traitement d’ediscovery est destinée en grande partie à éliminer les informations redondantes et à organiser les informations restantes pour une révision efficace et rentable des documents.

Comment choisir le bon logiciel de révision de documents

Logiciel de découverte
Choisissez le bon logiciel d’ediscovery.

Avec le bon logiciel d’ediscovery, les équipes internes peuvent facilement initier des conservations légales, effectuer une conservation et des collectes ciblées, traiter les données à grande vitesse et examiner des documents en toute confiance.

Étant donné qu’un service tiers typique peut facturer des centaines ou des milliers de dollars par heure pour la révision de documents, même une petite réduction de l’externalisation peut avoir un impact significatif sur les résultats. En conséquence, de nombreuses équipes juridiques d’entreprise réduisent leurs coûts en effectuant une partie ou la totalité de leur découverte électronique en interne. En apportant un logiciel de révision de documents en interne, les équipes bénéficient également d’une résolution de cas plus rapide et d’une sécurité des données améliorée. Le logiciel eDiscovery moderne basé sur le cloud permet aux services juridiques d’entreprise d’effectuer une révision de routine des documents en interne, nécessitant une formation et des ressources en personnel minimales tout en offrant d’énormes économies de coûts et des avantages en matière de sécurité.

Voici quelques points à garder à l’esprit avant de choisir un logiciel de révision de documents :

  1. Investissez dans une application cloud moderne
    • Investir dans une application de traitement interne native du cloud est une excellente opportunité pour les équipes juridiques de gagner du temps et de l’argent et d’améliorer la sécurité des données tout au long du processus d’eDiscovery. Recherchez une solution basée sur une véritable architecture cloud. Ne sacrifiez pas la sécurité des données. Essayez le logiciel. Il est essentiel de regarder sous le capot avant de prendre une grande décision.
  2. S’organiser
    • Avant que le processus de filtrage puisse commencer, vous devez entrer vos données dans le système et jeter les bases d’une eDiscovery réussie. Avoir un ensemble de données correctement chargé et organisé vous fera gagner du temps à chaque étape. Tout, du stockage logique de vos données à des conventions de nommage cohérentes, vous aidera.
  3. Élimination dans les lignes
    • Au cours de la réunion et de la conférence du 26 (f) avec l’avocat adverse, toutes les parties doivent s’entendre sur les critères de sélection à appliquer pour identifier l’ensemble de données potentiellement réceptif (c. . À l’aide de ces critères, vous pouvez rechercher des données pertinentes et sélectionner des résultats pour réduire le volume global avant de les soumettre à un examen externe.
  4. Soyez intelligent à propos de l’examen
    • Une fois que vous avez traité et sélectionné les données pour supprimer les informations qui ne répondent pas, vous pouvez commencer à examiner les documents. Rationalisez le processus avec des fonctionnalités communes trouvées dans les logiciels de découverte modernes, telles que : la mise en évidence des mots clés, l’affichage des fils de discussion par e-mail, les recherches dérivées, le balisage du contenu pertinent.
  5. Produire, produire, produire:
    • Un deuxième résultat clé de la réunion et de la conférence 26 (f) sera un accord sur la manière dont les données sont produites pour la partie requérante. Une fois que l’ensemble de données potentiellement réactif a été identifié et que vous êtes prêt à exporter les fichiers pour la production, il existe plusieurs façons de rester organisé : étiquetez pour une référence facile, appliquez des numéros Bates, tirez parti des productions continues et restez efficace.

Approche approuvée de Za pour l’examen des documents

Chez Zapproved, notre module ZDiscovery Review aide les équipes juridiques à économiser de l’argent en apportant plus de découverte de l’éducation en interne et en réduisant les volumes de données lorsqu’un conseiller externe est nécessaire. Conçu spécifiquement pour aider les équipes juridiques d’entreprise à gérer les examens de routine pour des questions telles que les enquêtes internes, les litiges, les réponses aux citations à comparaître et les questions de conformité, ZDiscovery Review est facile à apprendre et à utiliser, aucune formation approfondie n’est requise.

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Définition du glossaire

L’examen des documents est l’étape de la découverte électronique avant la production, au cours de laquelle les avocats examinent les documents pour déterminer s’ils sont pertinents, réactifs ou privilégiés. L’examen est la dernière étape avant la production, dans laquelle un plaideur fournit des informations traçables à son adversaire. Le but de l’examen des documents est donc d’identifier quelles informations relèvent de la portée de la découverte.


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