Qu’est-ce qu’Ediscovery et le logiciel Ediscovery ?

Qu’ils travaillent pour une équipe juridique interne d’entreprise ou pour un conseiller externe, tous les professionnels du droit doivent être en mesure d’obtenir des informations pertinentes sur toute question juridique potentielle. Dans le passé, ce processus impliquait de rechercher dans des montagnes de documents physiques pour trouver les informations correctes. Aujourd’hui, dans notre monde numérique, les professionnels du droit doivent classer des téraoctets de données et de fichiers, un processus long et coûteux.

Ce processus est connu sous le nom de découverte électronique, également connue sous le nom de découverte électronique. C’est l’aspect électronique de l’identification, de la collecte et de la production d’informations stockées électroniquement (ESI) en réponse à une demande de production dans une affaire, un procès ou une enquête. ESI comprend, sans s’y limiter, les e-mails, documents, présentations, bases de données, messagerie vocale, fichiers audio et vidéo, médias sociaux et sites Web.

La pratique de la découverte électronique est en constante évolution, pleine de complexités et de défis techniques. Contrairement aux preuves physiques, les documents électroniques sont plus dynamiques et contiennent souvent des métadonnées telles que la date et l’heure, les informations sur l’auteur et le destinataire et les propriétés des fichiers. La préservation de tout ce contenu original et des métadonnées ESI est nécessaire pour prouver la défense, éliminer les allégations de pillage ou réfuter la falsification des preuves dans le cadre d’un litige.

Comment sont nés les logiciels Ediscovery et Ediscovery

La découverte a toujours été vitale pour le processus judiciaire, car elle présente des preuves essentielles et incontestables pour les litiges. Au fil du temps, alors que notre monde est devenu de plus en plus numérique, les moyens par lesquels ces preuves sont obtenues sont passés des documents papier au contenu numérique généré par ordinateur.

À mesure que la découverte électronique se développait, les Règles fédérales de procédure civile (FRCP) ont été établies en 2006 pour établir les règles de base de la découverte électronique. Selon le FRCP, les entreprises doivent stocker et contrôler les données afin qu’elles puissent être facilement récupérées pour toute question juridique potentielle. La plupart des entreprises satisfont à cette exigence en mettant en œuvre des politiques strictes de conservation des données sur toutes leurs données d’entreprise. Le non-respect du FRCP pourrait entraîner des sanctions sévères et, dans certains cas, même des accusations criminelles.

Comprendre l’EDRM et les étapes de la découverte pédagogique

À mesure que la découverte électronique a évolué, le processus de gestion de la découverte électronique a été divisé en étapes. Le modèle de référence de découverte électronique ou EDRM fait référence à la fois à un cadre de conceptualisation du processus de découverte électronique et à la communauté qui maintient ce modèle. Le cadre EDRM décrit les processus approximatifs impliqués dans la découverte électronique et suggère un ordre dans lequel ils peuvent être exécutés.

L’EDRM comprend neuf étapes :

  • Gouvernance de l’information, la gestion de l’information de sa création à sa destruction. Bien qu’elle ne fasse pas strictement partie de l’eDiscovery, la gouvernance de l’information constitue la base de la gestion des données avant le début de tout litige. La communauté EDRM a créé un organigramme distinct pour la gouvernance de l’information.
  • identifiant d’informations stockées électroniquement (ESI) potentiellement pertinentes une fois qu’un litige est anticipé.
  • Préservation de cette ESI, en veillant à ce qu’elle reste intacte et non pillée afin qu’elle soit disponible pour les étapes ultérieures du processus de découverte électronique.
  • Collection d’ESI, où les informations préservées sont consolidées dans un référentiel protégé et accessible. Les solutions logicielles de préservation basées sur le cloud d’aujourd’hui combinent souvent cette étape avec la préservation en préservant les données en place.
  • Traitement de l’information, l’étape où les informations répétitives ou en double sont supprimées et, si nécessaire, converties en une forme utilisable.
  • Revoir de l’information à la fois par pertinence et par privilège. L’examen est souvent sous-traité à des cabinets d’avocats spécialisés ou à des prestataires. Il s’agit de l’étape la plus coûteuse et la plus longue de la découverte électronique.
  • Une analyse de l’ESI, où les données sont classées selon les sujets qu’elles concernent, permettant de discerner les modèles et le contexte général.
  • Production, le processus consistant à fournir des données à un opposant sous la forme demandée et selon un calendrier et un mode de livraison convenus. Au moment où les données sont produites, elles devraient avoir été sélectionnées de manière à ce qu’elles ne soient pas cumulatives ou redondantes, soigneusement examinées pour leur privilège et leur pertinence, et organisées.
  • Présentation d’information au tribunal pour persuader l’enquêteur de la position ou de l’argument du promoteur. Cela peut impliquer de créer des vidéos, des didacticiels ou des affichages d’informations importantes et de placer ces informations dans un contexte qui a du sens et est compréhensible pour un profane.
Qu'est-ce que l'EDRM

Les gens se réfèrent souvent spécifiquement aux différents “côtés” de l’EDRM. Le côté gauche implique des processus tels que la gouvernance et la préservation de l’information ; Ceux-ci sont moins concernés par les octets de données individuels et plus axés sur la façon dont les grandes catégories de données sont traitées ou gérées. Le côté droit est centré sur les données, car les informations qui passent par les étapes de la découverte électronique sur le côté droit devraient devenir de plus en plus pertinentes pour les questions en litige.

Qu’est-ce qu’un logiciel Ediscovery et comment choisir le bon ?

À mesure que la découverte électronique a évolué et a été segmentée en différents processus et étapes, des solutions ont vu le jour pour aider les professionnels du droit à gérer la découverte électronique. Le logiciel Ediscovery permet aux professionnels du droit de traiter, réviser, classer et produire des documents électroniques pour tout document existant ou potentiel.

Choisir le bon logiciel d’ediscovery est généralement un énorme investissement de temps et d’argent, il est donc préférable d’avoir une bonne idée dès le début de ce qui fonctionnerait le mieux pour votre équipe.

Un bon point de départ consiste à auditer votre processus de découverte électronique actuel. Où votre entreprise passe-t-elle le plus clair de son temps ? Frais juridiques? Quels domaines sont potentiellement à risque pour la sécurité ou la confidentialité des données ? (Pour comprendre les politiques de sécurité de votre entreprise, connectez-vous avec vos services informatiques et juridiques pour vous assurer que toutes les parties sont au courant de ce qui est attendu d’elles.)

Les domaines clés à couvrir sont : l’identification de tous les cas d’utilisation de l’eDiscovery, l’identification des objectifs que vous avez pour toutes les étapes du cycle de vie du sujet, la définition d’un flux de travail de préservation pour chaque cas d’utilisation, et ainsi Enfin, trouver des opportunités pour traiter les données et effectuer examen des documents en interne afin de réduire les frais de service des tiers.

Avant d’utiliser un logiciel, assurez-vous de connaître les coûts initiaux et permanents. Il est important que cela corresponde à ce que vous attendez en termes de retour sur investissement. L’optimisation de vos processus d’eDiscovery ou le remplacement d’un ancien système coûteux par un logiciel d’eDiscovery approuvé par Z vous permettra de réaliser d’énormes économies, à la fois en temps et en argent.

Les avantages du logiciel Ediscovery

Avantages d'Ediscovery

Il est difficile de demander plus de budget, même dans le meilleur des cas, et cela ne fait que devenir plus difficile au milieu de l’incertitude actuelle. Les équipes juridiques d’entreprise doivent faire plus avec moins et ont souvent l’impression qu’elles ne peuvent pas apporter plus de travail à leur entreprise. Cependant, il vaut presque toujours la peine d’investir dans la découverte interne. Économisez du temps et de l’argent tout en améliorant la sécurité des données, l’efficacité de l’équipement et des résultats plus rapides. Lorsque vous vous battez pour le budget ou préparez une justification des coûts, une analyse du retour sur investissement (ROI) est inestimable pour vous fournir les informations et les données dont vous avez besoin pour justifier l’investissement dans de meilleurs outils d’eDiscovery. Zapproved propose une analyse ROI, créée et validée par un tiers indépendant, qui illustre les avantages financiers de la plateforme ZDiscovery. En savoir plus sur la façon d’obtenir votre rapport gratuit.

Comment gérer l’eDiscovery comme un pro

La plupart des outils d’eDiscovery sont trop complexes pour la plupart des équipes internes et nécessitent un investissement interne élevé en ressources humaines et en technologie, car ils ne sont pas conçus pour les besoins uniques des services juridiques d’entreprise. Les organisations sont donc entraînées à élaborer des processus manuels ou à payer des factures importantes à des consultants externes pour s’en occuper, les obligeant à faire le choix impossible entre la gestion des risques et la réduction des coûts.

En supprimant la complexité de l’eDiscovery, le logiciel Zapproved cherche à donner aux équipes internes les moyens de maîtriser leurs procédures de conservation et de conservation légales, d’en savoir plus sur leurs données et de commencer en toute confiance à examiner les questions de routine en interne. Et pour les cas très complexes, ZDiscovery vous permet de réduire rapidement et facilement vos volumes de données, afin que vous puissiez continuer à bénéficier de conseils externes tout en maîtrisant les frais d’hébergement et de traitement.

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Définition du glossaire

L’Ediscovery est l’aspect électronique de l’identification, de la collecte et de la production d’informations stockées électroniquement (ESI) en réponse à une demande de production sur une affaire, un procès ou une enquête. ESI comprend, sans s’y limiter, les e-mails, documents, présentations, bases de données, messagerie vocale, fichiers audio et vidéo, médias sociaux et sites Web.


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