Qu’est-ce qu’ESI | Passé

Qu’est-ce que les informations stockées électroniquement (ESI) ?

ESI : vous avez vu les acronymes. Mais qu’est-ce qui qualifie exactement d’ESI ? Et comment le gérez-vous correctement pour vous assurer que vous remplissez vos obligations de découverte, de conformité et de réponse aux litiges ?

Les informations stockées électroniquement (ESI) sont toutes les informations créées ou stockées électroniquement. En vertu des révisions apportées aux Règles fédérales de procédure civile (FRCP) en 2006, ESI a été légalement définie pour assister les processus de découverte électronique, ainsi que pour gérer les litiges liés aux dossiers électroniques. Les règles FRCP stipulent qu’une partie peut soumettre à une autre partie une demande légale de documents et / ou d’informations stockés électroniquement, y compris des écrits, des graphiques, des graphiques, des photographies, des enregistrements sonores, des images et d’autres compilations de données, stockées sur n’importe quel support.

De plus, lors de la réception d’une demande de découverte d’informations et de données relatives à une réclamation soumise aux règles de découverte électronique du FRCP, la partie destinataire doit prendre des mesures pour développer et produire une réponse à la demande. Il est important qu’ESI soit gérée de manière à ce que les informations privilégiées soient identifiées et protégées. Cela inclut le stockage des informations privilégiées dans un emplacement sécurisé et leur indexation pour la recherche et la récupération.

Quels sont les différents types d’ESI ?

Lorsqu’il s’agit d’ediscovery d’entreprise, ESI comprend à peu près tout. En fait, ESI englobe tout enregistrement numérique et couvre toutes les activités liées à la découverte électronique. Une affaire sans ESI n’a pas de découverte, car il n’y a que des documents papier et des objets physiques impliqués. A ce titre, ESI englobe, entre autres, les types d’informations suivants :

  • Communications électroniques, y compris les e-mails, les messages texte et les messages instantanés et leurs pièces jointes.
  • Documents, y compris les documents de traitement de texte, les fichiers texte, les feuilles de calcul, les diaporamas et les fichiers PDF
  • Informations sur la base de données
  • Profils, publications, messages et autres informations sur les réseaux sociaux
  • Données provenant d’applications mobiles ou informatiques
  • Images, photos et vidéos
  • Enregistrements sonores, y compris les messages vocaux
  • Les données d’un appareil intelligent, tel qu’une montre intelligente, un smartphone, un appareil intelligent, un assistant personnel ou tout appareil compatible Wi-Fi.
  • Technologies émergentes utilisées dans les entreprises, telles que les drones ou les systèmes de navigation pour le transport.

En bref, pratiquement toutes les données et informations que vous rencontrez dans le monde des affaires et qui ne sont pas imprimées sont susceptibles d’être ESI.

Où se trouve ESI ?

Stockage ESI

ESI peut être trouvé sur votre ordinateur portable, ordinateur de bureau, smartphone, application basée sur le cloud, répertoire partagé d’entreprise, serveur interne, système de messagerie vocale et périphériques de stockage de données amovibles, pratiquement partout où il est accessible. , afficher, télécharger ou enregistrer des données électroniques.

Comment ESI est-il géré pour l’ediscovery ?

En matière de découverte d’entreprise, des directives FRCP claires régissent le traitement de l’ESI. Toute information pouvant être pertinente pour un litige, qu’il s’agisse d’un document ou d’un élément physique ou de données stockées électroniquement, doit être conservée, collectée, analysée et partagée avec l’avocat adverse ou la partie requérante dans un délai spécifié.

FRCP 34 exige que, lors d’un litige, les parties doivent déposer ESI dans les 30 jours suivant la demande. La règle stipule également que les ESI doivent être produites sous la (les) forme(s) sous laquelle elles sont normalement conservées ou sous une ou plusieurs formes raisonnablement utilisables. Cela signifie que les données partagées doivent être dans un format facile à lire et à comprendre pour le demandeur. De nombreuses organisations ont traditionnellement partagé des données au format TIFF ou PDF, mais il est généralement préférable de produire ESI dans son format natif, avec toutes les métadonnées.

Cependant, il y a une exception : FRCP 26 (b) (2) (B) n’autorise pas la nécessité de produire des ESI à partir de sources qui « ne sont pas raisonnablement accessibles en raison de coûts ou de frais excessifs ». Utilisez cette exception à vos risques et périls : votre adversaire pourrait contester votre position sur ce qui est inaccessible et le tribunal pourrait vous donner raison. Et si vous ne gardiez pas l’ESI que vous devriez avoir ? Ceci est considéré comme du pillage et peut entraîner des sanctions substantielles, pouvant aller jusqu’au licenciement dans des cas particulièrement flagrants. Sans parler des dommages à la réputation qui peuvent arriver à votre organisation si vous recevez une sanction.

Assurez-vous que votre ESI est prêt à plaider

Savoir tout cela peut vous aider à maîtriser votre ESI et à vous préparer à un litige potentiel. Savoir tout cela peut vous aider à maîtriser votre ESI et à vous préparer à un litige potentiel. Dans le cas où votre ESI est requis pour un litige, vous voudrez vous assurer que vos coordonnées sont prêtes à être présentées. Tout d’abord, créez et gérez des cartes de données afin de savoir quel ESI vous avez et où le trouver. Enfin, soyez toujours prêt à émettre une retenue légale et à informer les dépositaires de données dont ils ont besoin pour préserver votre ESI. De cette façon, si vous anticipez un litige, vous êtes prêt pour le succès.

Meilleures pratiques pour ESI

Il y a plusieurs options à considérer lors de la réflexion sur les meilleures pratiques pour l’ESI. Vous vous demandez peut-être si vous devez externaliser, gérer le processus en interne ou utiliser un logiciel eDiscovery pour gérer le processus.

Pour commencer, il est important de considérer la proportionnalité de la tâche à accomplir. Si les demandes de production de données de l’avocat adverse sont excessives, il n’y a aucune obligation d’accepter ces conditions. Toute demande d’information doit être raisonnable à satisfaire dans les délais impartis. La façon dont vous collectez l’ESI est également critique, vous aurez besoin d’une piste d’audit concrète pour toute demande de données. ZDiscovery, par exemple, intègre cette fonctionnalité. En fin de compte, une demande ESI est un élément essentiel de l’ediscovery, et elle dicte souvent le déroulement d’un procès ou d’un procès. Avec ZDiscovery, vous pouvez facilement conserver, traiter, réviser et produire des ESI pour une découverte électronique plus efficace et plus rentable.

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Définition du glossaire

Les informations stockées électroniquement, ou ESI, sont toute information créée ou stockée électroniquement. La règle 34 du FRCP stipule que l’ESI « inclut[es] écrits, dessins, graphiques, tableaux, photographies, enregistrements sonores, images et autres données ou compilations de données ».


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